Audyt firmowy może obejmować różne procedury, w tym także te związane z zarządzaniem dokumentami. Specjaliści sprawdzają, w jaki sposób kontrolowany jest ich obieg oraz czy są niszczone zgodnie ze sztuką. W jaki sposób przygotować się do badania?
Opracowanie procedur
Audytorzy niemal zawsze rozpoczynają swoją pracę od analizy procedur, jakie zostały w firmie wprowadzone. Muszą sprawdzić, jakie metody stosuje się w danym przedsiębiorstwie, aby po pierwsze ocenić ich poprawność, po drugie móc zbadać, czy są one przestrzegane przez pracowników. Jeśli w firmie do tej pory ustalenia miały charakter umowny, należy ubrać je w słowa i przenieść na papier. Procedury powinny dotyczyć:
- obiegu dokumentów,
- archiwizacji papieru i dokumentów cyfrowych,
- kluczy dostępu,
- sposobu utylizacji dokumentacji.
Powyższe punkty to absolutne minimum, jakie musi znaleźć się w regulaminie wewnątrzzakładowym. Należy sporządzić go we współpracy z profesjonalistami, którzy wyznaczają konkretne rozwiązania prawne. Trzeba też dowiedzieć się więcej w zakresie samego obiegu czy archiwizacji dokumentów. O tym, jak przechowuje się je we Wrocławiu, można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/wroclaw/.
Przygotowanie dokumentacji i wyznaczenie osób do pracy z audytorami
Kolejnym ważnym krokiem jest przygotowanie dokumentacji, o którą proszą audytorzy. Najczęściej przed rozpoczęciem pracy podają oni niezbędne dokumenty, które zostaną poddane analizie. Warto zawczasu wyznaczyć też osoby, które będą komunikować się z audytorami. Często są to pracownicy działu administracji, osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentów bądź inne, które na co dzień pracują z dokumentami.
Czego spodziewać się po audycie w zakresie zarządzania dokumentami?
Zarządzanie dokumentami w firmie powinno odbywać się w taki sposób, aby ułatwić wszystkim pracę. Ponadto opracowane procedury muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami. Audytorzy sprawdzają, czy w całym procesie, od momentu otrzymania dokumentów, aż po ich archiwizację nie występują tak zwane wąskie gardła. Są to punkty, w których zarządzanie dokumentacją szwankuje lub co gorsza, nie spełnia wymogów prawnych. Specjaliści podpowiedzą, jakie zmiany należy wprowadzić, aby łatwiej archiwizować i niszczyć dokumenty. Preferowane rozwiązania w zakresie utylizacji nośników danych, dotyczące firm z Wrocławia, dostępne są na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/wroclaw/.
Czy warto przeprowadzić audyt zarządzania dokumentami?
Choć różnego typu audyty najczęściej kojarzą się ze stresem, badanie jakości procedur w zakresie zarządzania dokumentacją przynosi wiele korzyści. Wybierając odpowiednią firmę, mamy pewność tego, że specjaliści dostarczą na najlepszych rozwiązań w zakresie procedowania, archiwizowania i niszczenia dokumentów. Dzięki temu nawet duża ilość papierów nie będzie stanowić żadnego problemu, a wszystko będzie odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami.
/Artykuł sponsorowany/
