Strona główna Artykuł sponsorowany Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

0

Kierownik gospodarczy posiada w swoim gabinecie akta osobowe pracowników administracji i obsługi. Podczas jego nieobecności (urlop wypoczynkowy) dyrektor miał konieczność wglądu do niektórych akt. Jednak nie posiadał klucza do szafek, który znajdował się w domu kierownika gospodarczego. Jaka jest podstawa prawna, że klucze powinny być pozostawione w placówce? Jakie konsekwencje może ponieść kierownik gospodarczy?

Odpowiedź:

Pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w odpowiedni sposób gwarantujący m. in. jej dostępność. Potencjalne konsekwencje jakie może ponieść kierownik gospodarczy za niewłaściwe przechowywanie kluczy do szaf, w których składowane są akta pracownicze, zależy od procedur obowiązujących u pracodawcy oraz stopnia narażenia akt osobowych na dostęp przez osoby nieuprawnione.

Uzasadnienie:

Obowiązek prowadzenia oraz prawidłowego przechowywania akt osobowych, w tym opracowania stosownych procedur ich zabezpieczenia, spoczywa na pracodawcy. Zgodnie art. 94 pkt 9a i 9b KP jest on obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) oraz przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Natomiast zgodnie § 8 rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Opracowanie procedur w powyższym zakresie, w tym przechowywania kluczy do szaf, w których przechowywane są powyższe dokumenty mieści w w.w. określonych obowiązkach pracodawcy.

Nie ulega wątpliwości, że klucze do szaf dokumentowych nie powinny być w użytku pracowników w ich czasie wolnym od pracy, chociażby z uwagi na brak możliwości sprawowania kontroli nad dostępem do nich osób niepowołanych. W celu dokonania oceny przewinienia pracownika należy przeanalizować zakres obowiązków pracownika, procedury oraz zwyczaje panujące w miejscu pracy.

Jeżeli przechowywanie kluczy do pomieszczeń służbowych oraz szaf dokumentowych w rękach pracowników było dotychczas normalną, akceptowalną praktyką w miejscu pracy, ponadto nie opracowano i nie wdrożono odpowiednich procedur związanych z przechowywaniem dokumentów (w tym związanych z przechowywaniem kluczy) możliwość pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności za „wyniesienie” kluczy jest wątpliwa. Wskazuje to jednak na konieczność niezwłocznego uregulowania tych kwestii oraz egzekwowania wprowadzonych procedur.

Natomiast jeżeli w miejscu pracy zostały opracowane oraz funkcjonują odpowiednie procedury, kierownik gospodarczy jest odpowiedzialny za przechowywanie dokumentacji pracowniczej, ma dostęp do kluczy z racji zakresu obowiązków, można rozważyć pociągnięcie go do odpowiedzialności porządkowej (nieprzestrzeganie ustalonej organizacji pracy) i wymierzenie kary upomnienia lub nagany. Należy jednak pamiętać o tym, że kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Zastosuj!

Można również rozważyć zastosowanie dalej idących konsekwencji w postaci chociażby zwolnienia dyscyplinarnego, jednakże decyzję w tym przedmiocie powinna poprzedzać wnikliwa analiza szczegółowych okoliczności. Przede wszystkim: zakres obowiązków pracownika, dotychczasowa praktyka i procedury w miejscu pracy, stopień narażenia akt osobowych na dostęp osób nieuprawnionych. Pytanie o podstawą prawną zakazu wynoszenia kluczy poza teren szkoły sugeruje, że w miejscu pracy nie funkcjonują odpowiednie procedury, zatem możliwość zastosowania tak dolegliwych sankcji jest wątpliwa.

Podstawa prawna:

– art. 52 § 1pkt 1, art. 94 pkt 9 a i 9b, art. 108, art. 109 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320).

Katarzyna Maladyn-Krupa

/Artykuł sponsorowany/