Skąd bierze się chaos w zamówieniach
Sklep zwykle zaczyna od jednego kanału i panelu, który daje platforma sklepowa. Potem dochodzi Allegro, później kolejny marketplace albo sprzedaż do firm. Każdy kanał ma inne statusy, inne terminy wysyłki i inny sposób kontaktu z klientem. Po roku zespół pracuje w kilku oknach jednocześnie, a informacja o tym, co już wyszło z magazynu, jest rozproszona.
Jedna lista statusów dla wszystkich kanałów
Pierwszy krok nie wymaga żadnego oprogramowania. Wystarczy spisać etapy, przez które przechodzi każde zamówienie, np. nowe, opłacone, w kompletacji, spakowane, wysłane, zwrot. Jeśli w jednym kanale zamówienie ma status „w realizacji”, a w innym „przyjęte”, w firmie obowiązuje jedna nazwa i jedno znaczenie.
Do statusów dopisz terminy. Marketplace’y rozliczają sprzedawców z czasu wysyłki, więc zamówienie z krótszym terminem idzie do pakowania jako pierwsze, nawet jeśli wpłynęło później.
Kto odpowiada za który etap
Gdy zamówienia obsługuje kilka osób, każda powinna wiedzieć, za który etap odpowiada. Magazyn kompletuje i pakuje, obsługa klienta odpowiada na pytania i prowadzi zwroty, a ktoś pilnuje stanów i cen w kanałach. Przy takim podziale łatwiej znaleźć przyczynę błędu, bo wiadomo, na którym etapie zamówienie utknęło.
Stany magazynowe w kilku kanałach
Ten sam towar wystawiony w sklepie i na dwóch marketplace’ach to trzy oferty opierające się na jednym stanie. Jeśli stany aktualizuje się raz dziennie z pliku, w ciągu dnia ostatnia sztuka może zostać sprzedana dwa albo trzy razy. Rozwiązania są dwa: aktualizacja stanów po każdej sprzedaży albo zapas bezpieczeństwa, czyli pokazywanie w kanałach o jedną lub dwie sztuki mniej, niż leży na półce. Zapas chroni przed anulacjami, ale przy drogich i wolno rotujących produktach oznacza utraconą sprzedaż.
Zwroty i reklamacje w tym samym miejscu co zamówienia
Zwrot to kolejny etap tego samego zamówienia, a nie osobna sprawa w skrzynce mailowej. Jeśli obsługa klienta widzi historię zamówienia – kanał, datę wysyłki, numer przesyłki – odpowiada szybciej i nie dopytuje magazynu. Zwrócony towar od razu wraca do stanów, więc można go ponownie sprzedać w każdym kanale.
Jeden panel zamiast kilku
Przy kilkuset zamówieniach dziennie nawet najlepiej opisany proces nie wytrzyma ręcznego przepisywania danych między panelami.
W tym miejscu wchodzi system OMS Centoro. Zbiera zamówienia ze sklepu i marketplace’ów w jednym panelu, przypisuje je do realizacji i aktualizuje statusy w kanałach sprzedaży.
Statusy spisane wcześniej na kartce przenosi się do systemu jako reguły. Zamówienie opłacone i dostępne w magazynie od razu trafia do kompletacji, a po wygenerowaniu etykiety klient dostaje wiadomość z numerem przesyłki.
/Artykuł sponsorowany/
