Od kilku miesięcy mieszkańcy powiatu skarżą się na wydłużający się czas oczekiwania i załatwienia spraw w wydziale komunikacji świdnickiego starostwa powiatowego. Nie wynika to jednak ze złej woli czy opieszałości urzędników. Według starostwa robią oni co mogą, by pomimo znacznego wzrostu liczby interesantów, pobyt mieszkańców w urzędzie się niepotrzebnie nie przedłużał. Nie pomaga im w tym zadaniu nowy system CEPiK 2.0.
Każdego roku przybywa rejestrowanych pojazdów. Idzie za tym wzrost także innych czynności wymagających wizyty w wydziale. Urzędnicy starostwa podliczyli, że w okresie od 1 stycznia do 1 maja 2018 roku zmotoryzowani mieszkańcy powiatu pobrali dokładnie 14 326 biletów kolejkowych. Dwa lata temu w tym samym okresie interesantów było zaledwie 5658. Różnica jest więc zauważalna.
– W naszym starostwie w samej rejestracji do bezpośredniej obsługi klienta zatrudnionych jest 12 osób. Na podstawie pobranych biletów wynika, że dziennie wydawanych jest około 180-200 biletów, a we wtorki z racji 10-godzinnego dnia pracy – do 220, a nieraz nawet do 340 – mówi Sabina Cebula, dyrektor Wydziału Komunikacji, Transportu i Dróg Publicznych. – Wyznacznikiem dla pracownika nie jest limit dzienny przyjęć klientów, ale czas pracy. Pracownicy tworzą zespół i wszyscy pracują w taki sposób, aby przyjąć jak największą liczbę klientów, chociaż wiem, że z punktu widzenia klienta można mieć inne wrażenie – dodaje. Na podstawie danych z 15 maja 2018 roku wskazuje, że każdy pracownik przyjął 28 klientów.
– Praca w wydziale komunikacji w zakresie rejestracji pojazdów związana jest z kompleksową obsługą klienta. Pracownik z jednej stronie biurka wydaje klientowi np. tablice rejestracyjne, dowód rejestracyjny, decyzje o rejestracji pojazdu, a na drugiej stronie biura odbywa całą pracę biurową. Oprócz fizycznego wpisania do systemu CEPiK należy również prowadzić dokumenty w formie papierowej, skserować dokumenty i potwierdzić je za zgodność z oryginałem, opisać teczkę i odnieść ją we właściwe miejsce, zwykle do archiwum – wyjaśnia Cebula.
– Pracownicy wydając tablice rejestracyjne muszą wcześniej je pobrać za pokwitowaniem, co jest wykonywane na początku dnia, jeszcze przed przyjęciem klientów. Ponadto pracownicy, muszą pobrać dowody rejestracyjne tzw. stałe, jako druki ścisłego zarachowania, celem przekazania ich Klientowi. W tym przypadku również nie jest wiadome kto przyjdzie w danym dniu i na które stanowisko trafi. To są sprawy organizacyjne, które staramy się w miarę możliwości robić dyskretnie, w taki sposób aby nie zabrakło druków, tablic i innych zwrotnych dokumentów, tak aby obsługa mogła przebiegać płynnie – zapewnia.
CEPiK jak kula u nogi
Jak twierdzi dyrektor wydziału, nie bez znaczenia dla klientów i pracowników wydziału, niezależnie od tendencji wzrostowej liczby interesantów, jest wprowadzenie przez Ministerstwo Cyfryzacji od 13 listopada 2017 roku nowego oprogramowania CEPiK 2.0, którego wdrożenie trwa do dnia dzisiejszego.
Z punktu widzenia kierowców nowy CEPiK nie wprowadził większych zmian, aczkolwiek pojawiły się drobne ułatwienia. – W przypadku np. zgłoszenia zbycia pojazdu czy wyrabiania wtórników dowodu rejestracyjnego, nie wymaga się przedstawienia pełnomocnictwa współwłaściciela, lecz stosowne oświadczenie składającego wniosek o uprawnieniu działania we wspólnym imieniu. W tym celu dostosowaliśmy wzory formularzy, aby ułatwić klientowi jego wypełnienie. Ponadto klient-przedsiębiorca nie musi przedstawiać pełnomocnictwa, jeśli jest to uregulowane w rejestrach państwowych i ponosić z tego tytułu opłaty – wyjaśnia Cebula.
Nowe oprogramowanie wciąż jednak posiada masę niedoróbek, które wpływają na wydłużenia czasu obsługi interesantów. Świdniccy urzędnicy wyliczają tu długą listę problemów, które do dnia dzisiejszego nie zostały poprawione. Przykładowo, przy rejestracji pojazdu aplikacja automatycznie nie podstawia rodzaju, podrodzaju i przeznaczenia pojazdu. Urzędnik musi uzupełnić, co znacznie wydłuża czas załatwienia sprawy. CEPiK 2.0 wciąż nie został też zintegrowany z systemem urzędu celnego, co uniemożliwia szybkie sprawdzenie akcyzy, czy odprawy celnej. Nawet banalna sprawa wyszukania kodu pocztowego wiąże się z problemami: pracownik musi odejść od komputera z CEPiK-iem, który nie jest podłączony do internetu, i sprawdzić kod pocztowy danej miejscowości na innym urządzeniu.
– Z założenia nowy system CEPiK 2.0. ma być ułatwieniem dla klienta, poprzez ograniczenie wymaganych dokumentów w wersji papierowej. Na dzień dzisiejszy zapewne klienci w minimalnym zakresie to odczuli, a raczej ma to przełożenie na wydłużenie czasu oczekiwania w wydziale. Ufamy, że czasem system ten przyniesie korzyści zarówno dla pracowników, bo dane będą w systemie i nie trzeba będzie ich ręcznie wprowadzać, a przede wszystkim dla klientów, bo nie będą musieli przynosić niektórych dokumentów. I skróci się czas oczekiwania – dodaje dyrektor. Podkreśla przy tym, że wszystkie wymienione problemy dotyczą nie tylko świdnickiego starostwa, ale wszystkich starostw w Polsce.
Internetowa rejestracja pomaga ominąć kolejkę
Od 2016 roku istnieje możliwość rezerwacji kolejki przez internet. – W okresie od 13 listopada 2017 ze względu na wdrożenie nowego systemu CEPiK 2.0 ograniczyliśmy dostępność terminów systemu ze względu na wydłużenie obsługi klienta, ale obecnie już ponownie zwiększamy liczbę dostępnych terminów. W rejestracji internetowej wydzieliliśmy z „rejestracji ogólnej” możliwość rezerwacji kolejki do „odbioru dowodu rejestracyjnego”. Zwiększyła się zatem dostępność usługi. W miarę stabilizacji systemu w układzie krajowym, będziemy zwiększali dostępność rezerwacji kolejki przez internet w zakresie rejestracji. Aktualnie nie są wyczerpywane wolne terminy rezerwacji kolejki, jeśli chodzi o odbiór dowodu rejestracyjnego i prawa jazdy – tłumaczy Cebula.
Z systemu internetowej rejestracji można skorzystać na stronie starostwa powiatowego. O ile w pierwszych pięciu miesiącach 2016 roku z tej możliwości skorzystało jedynie 296 osób, o tyle w tym roku było to już 1156 interesantów.
Michał Nadolski
[email protected]
fot. Dariusz Nowaczyński
