KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur ma stać się niebawem obowiązkowy dla wszystkich firm i instytucji w Polsce. Co oznacza ta zmiana dla przedsiębiorców? Jakie wiążą się z nią wyzwania oraz korzyści? Poniżej wyjaśnienie.
KSeF to skrót, który w ostatnich miesiącach budzi wiele emocji. Chodzi oczywiście o Krajowy System e-Faktur, który ma ujednolicić zasady wystawiania oraz rejestrowania tych dokumentów sprzedaży w naszym kraju. Wielu przedsiębiorców już wdrożyło e-faktury, inni dopiero się do tego przymierzają. Warto zatem uporządkować informacje o tym rozwiązaniu.
KSeF – co to jest?
Krajowy System e-Faktur jest polskim systemem rejestrowania, odbioru oraz przechowywania faktur. Dokumenty te mają ustrukturyzowaną i jednolitą formę wiadomości XML. Dzięki temu mogą być automatycznie przetwarzane przez różne systemy informatyczne, co skraca czas na ich zapisywanie czy identyfikację w rozmaitych rejestrach.
Z KSeF można korzystać zarówno za pośrednictwem darmowego oprogramowania rządowego, jak i zewnętrznych programów księgowych. Do wdrożenia tego systemu jest przystosowana większość popularnego oprogramowania wykorzystywanego przez przedsiębiorców.
KSeF: od kiedy obowiązuje?
Krajowy System e-Faktur działa już od stycznia 2022 roku. Obecnie jednak korzystanie z niego jest dobrowolne – to przedsiębiorca decyduje, czy wykorzystuje system, czy wystawia faktury w tradycyjny sposób.
Ta sytuacja zmieni się już w 2024 roku. Wówczas stosowanie e-faktur stanie się obowiązkowe. Zapowiadany harmonogram jego wdrożenia wygląda następująco:
- od 1 lipca 2024 r. z KSeF obowiązkowo korzystać będą wszyscy czynni podatnicy VAT;
- od 1 stycznia 2025 r. e-faktury będą zobligowani wystawiać również nievatowcy, czyli podatnicy zwolnieni podmiotowo i przedmiotowo z VAT.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Zasady działania KSeF są stosunkowo proste.
- Przedsiębiorca wystawia fakturę strukturyzowaną w formacie XML za pomocą odpowiedniego oprogramowania (rządowego lub dedykowanego).
- System weryfikuje poprawność dokumentu, a następnie nadaje fakturze numer identyfikacyjny.
- Do wystawcy trafia UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
- Faktura trafia również automatycznie do odbiorcy – zyskuje on do niej dostęp po uwierzytelnieniu się w KSeF (zalogowaniu się do systemu) albo podaniu kilku podstawowych danych; jest to możliwe wyłącznie wtedy, gdy odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie dokumentów w ten sposób.
Cały system działa więc sprawnie i automatycznie. O sukcesie jego wprowadzenia może świadczyć fakt, że już dziś wystawianych jest w nim ok. 1 mln faktur dziennie.
Jakie korzyści daje wystawianie e-faktur?
E-faktury przynoszą korzyści nie tylko rządowi i fiskusowi. Ten system ma zalety również dla przedsiębiorcy. Jakie? Podstawową zachętą jest przyspieszony zwrot VAT. Warto jednak podkreślić również:
- wygodę, jaką zapewnia standaryzacja wszystkich rozliczeń;
- bezpieczniejsze przechowywanie faktur;
- zwolnienie z obowiązku dodatkowej wysyłki JPK_FA.
Chociaż więc wdrożenie się w wysyłkę e-faktur będzie wymagało dostosowania procedur wewnętrznych, nie jest czasochłonne ani kosztowne. Nie trzeba się więc obawiać tej zmiany. Dobrze jednak się na nią przygotować, pogłębiając swoją wiedzę w tym temacie czy upewniając, że stosowane oprogramowanie księgowe jest kompatybilne z KSeF. Rozsądnym rozwiązaniem jest też rozpoczęcie wysyłki e-faktur w okresie, gdy nie jest to obowiązkiem, a opcją. Pozwoli to nauczyć się działania systemu z wyprzedzeniem.
Więcej informacji na temat zagadnień związanych z przedsiębiorczością i biznesem, a także podatkami i księgowością, znajdziesz na portalach dla przedsiębiorców, np. w serwisie Studium Przedsiębiorczości.
/Artykuł sponsorowany/
