Każdy z biznesów oparty jest na usystematyzowanych relacjach interpersonalnych. Pracodawcy oraz kadra odpowiedzialna za zarządzanie obszarem HR muszą posiadać ciągły i szybki dostęp, chociażby do dokumentacji na temat pracowników. Są to wrażliwe informacje, zaś obowiązek pracodawcy stanowi odpowiednie, zgodne z przepisami archiwizowanie dokumentów. Jak powinna zatem wyglądać właściwa archiwizacja dokumentów kadrowych?
Dokumentacja pracownicza – czym właściwie jest?
Firmy zatrudniając pracowników, mają obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji na ich temat. Dokumentacja pracownicza, to między innymi:
- akta pracownicze – akta osobowe zaliczane do kategorii A, B, C, D,
- dokumentacje mające związek ze stosunkami pracy – np. zawarte umowy.
Pracodawcy muszą prowadzić oddzielną dla każdego z pracowników dokumentacje odnośnie do spraw mających związek ze stosunkiem pracy, która obejmuje, chociażby dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania z urlopów, wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, ustalenia indywidualnego rozkładu pracy, udzielania zwolnień od pracy, ewidencjonowania czasu pracy, jak i kartę wypłacanego za pracę wynagrodzenia oraz innych świadczeń mających związek z pracą.
Archiwizowanie dokumentów kadrowych – obowiązujące przepisy
Archiwizacja dokumentów pracowniczych musi przebiegać w odpowiedni sposób. Pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą tak, ażeby zostało zagwarantowane zachowanie jej kompletności, integralności, poufności oraz dostępności w warunkach niezagrożonych zniszczeniem albo uszkodzeniem. Archiwizacja dokumentów powinna uwzględniać odpowiedni okres przechowywania, który wynika z aktów prawnych. Taki obowiązek tyczy się praktycznie każdego dokumentu związanego z zatrudnieniem, między innymi karty wynagrodzeń czy listy płac.
Archiwizacja dokumentów kadrowych – jak długo należy je przechowywać?
Dokumentacja kadrowa odznacza się wysoką kategorią archiwalną i zgodnie z obowiązującym prawem powinna być ona przechowywana nawet przez okres 50 lat, począwszy od daty jej powstania. Dlatego właśnie sporo firm, potrzebuje odpowiedniego wsparcia oraz natychmiastowego wdrożenia systemów do aktualizacji i zarządzania dokumentacją pracowniczą. Należy mieć na względzie, iż pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych byłych już pracowników przez okres 10 lat, jeżeli zostali zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. albo później, jak i jeżeli pracowników zatrudniono w latach 1999-2018. Okres 10 lat liczy się od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny. Okres archiwizacji dokumentów pracowniczych wynosi 50 lat, jeśli pracowniczy zostali zatrudnieni w przedsiębiorstwie przed dniem 1 stycznia 1999 roku. Nie będzie mieć tutaj znaczenia, czy wybrana osoba ciągle pracuje, czy jej umowa uległa rozwiązaniu. Chcąc odpowiednio przechowywać dokumenty dotyczące pracowników, warto wziąć pod uwagę usługi archiwizacyjne świadczone przez profesjonalne firmy.
/Artykuł sponsorowany/
