Co to jest e-faktura?
Faktura elektroniczna jest dokumentem wystawianym zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 , poz. 535 oraz z 2005 r. Nr 14, poz. 113 i Nr 90, poz. 756) oraz na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania i przyjmowania faktur drogą elektroniczną, zasad związanych z ich przechowywaniem oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu, jak również organowi kontroli skarbowej. Dokument ten jest tożsamy z wystawieniem faktury papierowej. Różnica polega jedynie na sposobie jej wystawiania i przesyłania, ponieważ odbywa się to przy pomocy odpowiedniego programu do wystawiania faktur elektronicznych. E-Faktura przechowywana jest następnie na komputerze, a nie w biurze i segregatorach lub teczkach. Faktura elektroniczna zapewnia wygodny, bezpiecznych i nowoczesny sposób rozliczania się z kontrahentami. Co istotne, powinna się ona znaleźć zarówno w dokumentach sprzedającego, jak i kupującego, dlatego należy ją przesyłać na adres e-mail klienta.
Jak wystawić pierwszą fakturę elektroniczną?
Wystawienie pierwszej faktury elektronicznej wymaga często założenia konta na platformie umożliwiającej jej wystawienie. Niezbędne przy tym będzie ustanowienie loginu i hasła, a w następnym kroku uzupełnienie danych firmy. Warto to zrobić już na początku, gdyż znacząco przyspieszy to dalsze generowanie dokumentów. Korzystać można przy tym z wielu dostępnych wzorów faktur elektronicznych. Należy tutaj dodać, że jedną z najbardziej rozpoznawalnych firm na rynku, które umożliwiają wystawianie e-Faktur jest DHL Parcel. Proces generowania dokumentu jest prosty i szybki, a przy tym bezpieczny. Ponadto faktury są automatycznie widoczne w aplikacji eFaktura DHL Parcel.
Czym się różni e-faktura od faktur papierowych?
Co odróżnia faktury elektroniczne od tradycyjnych papierowych? Różnica polega na sposobie jej dostarczania, gdyż odbywa się to przez pocztę elektroniczną. Oczywiście, ma ona taką samą wartość jak faktura papierowa i można ją przedstawić urzędowi skarbowemu oraz organom podatkowym do udokumentowania poniesionych wydatków za usługi lub towary. Warto podkreślić, że klienci nie muszą posiadać podpisu elektronicznego. Kontrahent, który ma otrzymać e-fakturę, musi posiadać adres e-mail i bezpłatny program do przeglądania tego typu dokumentów. Nawet w przypadku zmiany sposobu wystawiania faktur z tradycyjnego na elektroniczny nie jest to powiązane z żadnymi dodatkowymi obowiązkami po stronie klienta.
Archiwizację faktur elektronicznych obowiązują te same zasady, jak w przypadku formy papierowej. Muszą być one przechowywane przez pięć lat, licząc od kolejnego roku, po którym zostały one wystawione. Co istotne, powinno się je przechowywać w taki sposób, aby łatwo i szybko można było je odnaleźć. Niezbędne może się okazać więc podzielenie ich na konkretne okresy rozliczeniowe. Należy pamiętać również o zachowaniu autentyczności pochodzenia dokumentu oraz jego czytelności, a w razie konieczności, strony muszą go udostępnić organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej. Warto także podkreślić, że w przypadku e-faktury przechowywanej w formie papierowej niezbędne jest udokumentowanie potwierdzające sposób jej otrzymania, np. w postaci wydruku otrzymanej wiadomości e-mail.
/Artykuł sponsorowany/
