W ostatnich latach polskie prawo podatkowe przechodzi dynamiczne zmiany, których celem jest uproszczenie rozliczeń, ograniczenie szarej strefy i cyfryzacja administracji. Jednym z najważniejszych projektów w tym obszarze jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowoczesne rozwiązanie mające zastąpić tradycyjne faktury papierowe i PDF-owe pliki przesyłane e-mailem. To nie tylko program do przechowywania dokumentów, ale system integrujący wystawianie, przesyłanie i archiwizację faktur w całej gospodarce.
W dalszej części tekstu wyjaśnimy, czym dokładnie jest KSeF, jak działa jego mechanizm, jakie korzyści daje przedsiębiorcom oraz jakie obowiązki nakłada. Jeśli chcesz szybko zacząć wystawiać dokumenty w nowym systemie, zobacz Program do wystawiania faktur z KSEF – to narzędzie, które ułatwia codzienną pracę. A jeżeli masz pytania albo wątpliwości, zajrzyj do sekcji KSeF pytania i odpowiedzi – znajdziesz tam praktyczne wyjaśnienia najczęściej pojawiających się kwestii.
Czym jest KSeF – definicja i ideologia zmian
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. To centralna platforma elektroniczna, prowadzona przez Ministerstwo Finansów, której zadaniem jest odbieranie faktur elektronicznych od wystawców, weryfikowanie ich formalnej poprawności, udostępnianie je odbiorcom faktur, przechowywanie dokumentów w ustandaryzowanym formacie.
W praktyce oznacza to, że zamiast wysyłać fakturę e-mailem w formacie PDF czy papierowym oryginale, przedsiębiorca wysyła ją do systemu KSeF, który ją „zatwierdza” i udostępnia drugiej stronie. Od tego momentu dokument ma pełną ważność prawną, a organy podatkowe mogą w czasie rzeczywistym monitorować obroty przedsiębiorców.
Definicję i najważniejsze zasady działania tego rozwiązania możesz znaleźć szerzej tutaj: Czym jest KSeF – tam autorzy tłumaczą, dlaczego to rozwiązanie zmieni sposób prowadzenia ksiąg i jakie są elementy techniczne nowego standardu.
Dlaczego KSeF powstał – cele i korzyści
KSeF nie jest jedynie kolejnym elektronicznym narzędziem rządowym – to element ogólnopolskiej strategii digitalizacji. Jego wprowadzenie niesie ze sobą konkretne cele i realne korzyści, zarówno dla administracji, jak i dla przedsiębiorców.
Główne cele KSeF
- Zmniejszenie szarej strefy podatkowej
- Dzięki temu, że każda faktura jest przesyłana do systemu, organy podatkowe mają pełny wgląd w transakcje i mogą szybciej wykrywać nieprawidłowości.
- Przyspieszenie procesów księgowych
-
- Automatyczne przesyłanie faktur do systemu eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych i przyspiesza ich księgowanie.
- Standaryzacja dokumentów
-
- KSeF wymusza ustandaryzowany format e-faktury, co ułatwia ich odczyt i analizę zarówno dla ludzi, jak i systemów informatycznych.
Jak działa KSeF – krok po kroku
Dla wielu przedsiębiorców najważniejsze jest to, jak KSeF działa w praktyce. Poniżej znajdziesz przejrzyste wyjaśnienie kluczowych etapów korzystania z systemu.
Rejestracja w systemie
Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorca powinien mieć profil zaufany/ e-platformę usług elektronicznych (np. ePUAP) i odpowiednie uprawnienia w systemie podatkowym. Po przejściu procedury rejestracyjnej otrzymuje dostęp do panelu KSeF.
Wystawianie faktury
Fakturę można:
- wygenerować bezpośrednio w systemie KSeF,
- przesłać do KSeF z zewnętrznego programu księgowego – na przykład Faktura.pl, który automatyzuje ten proces.
Faktura musi być przygotowana w ustandaryzowanym formacie XML, zgodnym z zasadami technicznymi KSeF.
Weryfikacja formalna
Po przesłaniu faktury do KSeF system automatycznie ją weryfikuje pod kątem poprawności formalnej. Jeżeli wszystko jest w porządku, faktura otrzymuje numer identyfikacyjny KSeF, który zastępuje tradycyjny numer nadawany przez podatnika.
W przypadku błędów – przedsiębiorca otrzymuje informację zwrotną z wykazem nieprawidłowości, które musi poprawić i ponownie wysłać.
Udostępnienie odbiorcy
Po zatwierdzeniu faktury przez system KSeF, dokument jest udostępniany odbiorcy – nie trzeba go wysyłać e-mailem ani drukować. Odbiorca może zalogować się do systemu i pobrać fakturę do własnego systemu księgowego.
Archiwizacja i dostęp
Wszystkie faktury są przechowywane w centralnym repozytorium KSeF. Zarówno wystawca, jak i odbiorca mają do nich stały dostęp. Organy podatkowe również mogą w każdym momencie uzyskać elektroniczny wgląd do dokumentacji.
/Artykuł sponsorowany/
