Mimo że obecnie w większości firm sporo dokumentów występuje już wyłącznie w formie elektronicznej, to jednak niektóre z nich muszą być dostępne również w papierowej wersji. Dodatkowo elektroniczne dokumenty w wielu przedsiębiorstwach funkcjonują dopiero od pewnego czasu, co sprawia, że wiele ważnych faktur, umów czy zeznań podatkowych sprzed kilku lat takie firmy muszą przechowywać również w formie papierowej. To sprawia, że archiwizacja dokumentów jest wciąż istotnym problemem w wielu firmach. Jak zabrać się za takie działanie?
Czym jest archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja jest to proces, który polega na wieloletnim przechowywaniu dokumentów w taki sposób, aby można je było w dowolnym momencie odczytać. Do prowadzenia archiwum dokumentacji zobligowane są wszelkie przedsiębiorstwa, a także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Jednak również osoby dorosłe, które prowadzą własne gospodarstwo domowe, z pewnością nawet nieświadomie zajmują się takim działaniem.
Trudno jest wyobrazić sobie funkcjonowanie nie tylko gospodarstw domowych, ale również dużych i małych firm, a także placówek oświatowych czy urzędów bez przechowywania dokumentów. Żeby proces ten przebiegał sprawnie, warto wykorzystać pewne artykuły biurowe, które pozwolą lepiej uporządkować poszczególne dokumenty. Wśród nich wyróżnia się segregatory, teczki, obwoluty, a także pudełka archiwizacyjne i szereg innych produktów.
Jak oznaczyć archiwizowane dokumenty?
Powszechnie wykorzystywana klasyfikacja obejmuje podział dokumentów poprzez nadanie im odpowiednich oznaczeń literowych. Według tego podziału symbol A przypisywany jest dokumentom, które nigdy nie mogą zostać zniszczone ze względu na ich wartość historyczną. Z kolei symbol B dotyczy dokumentacji niearchiwalnej. Bc zaś to dokumentacja, która może zostać zniszczona po wykorzystaniu, B+ liczba to dokumentacja, która musi być przechowywana przez określony czas. BE wraz z cyfrą to z kolei dokumenty, które po określonej liczbie lat powinny zostać jeszcze raz przeglądnięte z uwagi na ich ważną treść lub charakter i dopiero wtedy należy podjąć decyzję o ich dalszym przechowywaniu, lub zmianie klasyfikacji bądź też utylizacji.
Gdzie przechowywać zarchiwizowane dokumenty?
Obecnie dostępne na rynku artykuły biurowe pozwalają efektywnie uporządkowywać różnego rodzaju dokumentację. W tym celu najczęściej wykorzystuje się segregatory, które następnie oznaczane są wspomnianymi wcześniej cyframi, a także teczki, pudełka, obwoluty czy skoroszyty. Tak posegregowane dokumenty następnie należy umieścić w miejscu służącym do ich archiwizowania. Może być nim na przykład magazyn. Bardzo często jednak wszelkie ważne dokumenty znajdują się w dziale księgowości poszczególnych firm, w instytucjach szkolnych z kolei w sekretariatach.
Decydując się na archiwizację dokumentów, warto również sprawdzić, jak długo należy przechowywać poszczególne elementy. Na przykład księgi rachunkowe muszą być przetrzymywane przez 5 lat, podobnie jak zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe czy dokumenty inwentaryzacyjne. Z kolei te dotyczące reklamacji, należy przechowywać przez cały okres rozliczenia gwarancji.
/Artykuł sponsorowany/
