W każdej firmie wytwarzane są dokumenty m.in. kadrowe lub księgowe, które muszą być gromadzone w odpowiedni sposób. Niektóre z nich muszą być przechowywanie 5, a nawet 10 lat! Wiąże się to z ryzykiem ich nieodwracalnego uszkodzenia. Wilgoć lub nieprawidłowa temperatura mogą okazać się źródłem wielu problemów. Przedwczesne uszkodzenie dokumentacji wiąże się z odpowiedzialnością karną. Dlatego warto dowiedzieć się, na czym polega osuszanie dokumentów i komu zlecić wykonanie tej procedury.
Osuszanie dokumentów – dlaczego to ważne?
Wilgoć i woda są zagrożeniem dla dokumentów – największe ryzyko powoduje zalanie. Jednak okazuje się, że akta gromadzone przez lata są narażone na wilgoć, a skutki pojawiają się powoli. Źródłem problemów jest grzybnia rozrastająca się z zarodników grzybów pleśniowych. Kiedy tylko zauważymy zagrożenie, należy niezwłocznie przystąpić do osuszania dokumentów. Jednak bardzo ważne jest prawidłowe postępowanie, aby nie doprowadzić do nieodwracalnych uszkodzeń. Pierwszym krokiem jest relokacja archiwów – ekoakta to firma, która wykona to zadanie z należytą starannością. Istotne, aby przewóz archiwów zorganizować najszybciej, jak to możliwe, a tym samym zwiększyć szanse na odzyskanie danych.
Jak odbywa się osuszanie dokumentów po zalaniu?
Profesjonalny transport archiwów warto zlecić specjalistom. Do tego celu wykorzystywane są zabezpieczone pojemniki. Gdy zostaną one przetransportowane w odpowiednie miejsce, następuje ich osuszanie w drodze sublimacji, poprzez odparowywanie zamrożonej wody. Dzięki zamrożeniu dokumenty są zabezpieczone przed kolejnymi uszkodzeniami. Kolejny etap to sterylizacja promieniami gamma. To działanie pozwala usunąć, bakterie, pleśń i zarodniki grzybów, które mogą pojawić się na skutek zawilgocenia dokumentów papierowych.
Po wykonaniu wyżej wymienionych czynności, osuszone dokumenty są ponownie z zachowaniem środków bezpieczeństwa przewożone do klienta. Potwierdzeniem przeprowadzenia procedury jest dostarczenie przedsiębiorcy potwierdzenia wykonania badania mikrobiologicznego. Zwrócone materiały są oczyszczone i osuszone. Istnieje także możliwość uporządkowania dokumentacji (taką usługę oferuje np. firma Ekoakta).
Jak uniknąć zniszczenia dokumentów?
Nie każdy przedsiębiorca dysponuje miejscem odpowiednio przystosowanym do gromadzenia dokumentacji kadrowej, czy księgowej. Wówczas warto rozważyć podjęcie współpracy z wyspecjalizowaną jednostką, która posiada rozwiniętą infrastrukturę i zaawansowany system zabezpieczeń. Przechowywanie dokumentów to jedna z usług, jaką oferuje wspomniana wcześniej firma EkoAkta. Dzięki temu przedsiębiorca może uchronić się przed skutkami zawilgocenia lub zalania akt, a tym samym zabezpieczyć je przed nieodwracalnym zniszczeniem.
Jeśli jednak doszło do zniszczenia na skutek nieszczęśliwego wypadku, warto zdecydować się na osuszanie dokumentów z ekoakta. Klienci zyskują gwarancję, że nad przebiegiem całego procesu będzie czuwał wykwalifikowany personel, a dokumenty zachowają swoją żywotność nawet przez wiele lat.
/Artykuł sponsorowany/
