Krajowy System e-Faktur jest, jak sama nazwa wskazuje, ogólnokrajowym systemem wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Można powiedzieć, że jest to centralna baza faktur pozwalająca na odbieranie i wystawianie faktur elektronicznych. Na razie jest to dobrowolne, ale docelowo od 2024 roku będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.
Ponieważ rozwiązanie to jest nowe, budzi wiele pytań. Niektórzy błędnie uważają, że Krajowy System e-Faktur(KSeF) będzie w zasadzie tym samym, co Platforma Elektronicznego Fakturowania. Jednak pomimo tego, że pewne cechy wspólne tutaj są, to są to zupełnie dwa inne systemy.
Krajowy System e-Faktur – o co tak właściwie chodzi?
W przypadku KSeF wystawia się fakturę ustrukturyzowaną w pliku XML. Następnie podlega ona weryfikacji i dostaje unikalny numer. Osoba wystawiająca dostaje UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Aby wystawiać faktury w KSeF trzeba mieć odpowiedni program do księgowości, który to umożliwi.
Wspomnieliśmy, że KSeF jest bazą faktur, ale oprócz tego dokumenty te są w systemie archiwizowane przez 10 lat. Jest to też narzędzie służące administracji skarbowej do analiz i kontroli. Ma to uszczelnić podatek VAT, a tym samym zwiększyć wpływy do budżetu państwa. Wydawałoby się, że rozwiązanie to jest atrakcyjną opcją głównie dla Urzędu Skarbowego. Jednak prawda jest taka, że i przedsiębiorcy mogą na tym zyskać.
Co można zyskać, decydując się na Krajowy System e-Faktur?
Ponieważ KSeF to nowa propozycja, nie wszyscy są do niej przekonani. W roku 2022 i 2023 system ten ma być dla przedsiębiorców dobrowolny, ale ostatecznie ma być obligatoryjny. Rząd chce zachęcić firmy, by same do tego przystąpiły, oferując pewne bonusy. Nie trzeba będzie m.in. archiwizować faktur ani nigdzie ich przechowywać, bo za to przejmuje odpowiedzialność KSeF.
Podmiot, dla którego jest wystawiona faktura, otrzyma ją natychmiast po wygenerowaniu. Jest to o tyle istotne, że zdarzają się odbiorcy unikający płatności, którzy notorycznie mają zaległe zobowiązania. W tym przypadku nie będą mogli usprawiedliwiać się, że faktury nie dostali.
Wszystkie faktury, jakie wystawia się w KSeF są standaryzowane i wszystkie w jednym formacie XML, a to oznacza, że nie będzie problemów z odczytywaniem faktur elektronicznych. Niewątpliwą zaletą jest automatyzacja podczas fakturowania, a następnie księgowania. To z kolei pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów. Bonus ze wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur będzie widoczny przy rozliczaniu podatku. Firma będzie krócej czekać na zwrot, bo maksymalny czas zamiast 60 wyniesie 40 dni.
Kto może obecnie korzystać z KSeF?
Odpowiedzmy sobie na jeszcze jedno pytanie – kto w ogóle może skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? W praktyce faktury ustrukturyzowane może wystawić prawie każde przedsiębiorstwo. Jest to dostępne dla czynnych podatników podatku VAT, zwolnionych z podatku VAT oraz podatników zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej OSS i mających numer NIP.
/Artykuł sponsorowany/
