Dlaczego papierowe faktury mogą być problemem?
Zdarza się, że dokumenty papierowe giną, a odnalezienie ich lub uzyskanie duplikatu zajmuje niepotrzebnie cenny czas. Obieg faktur papierowych trwa bardzo długo. Ciągłe przekładanie tego samego dokumentu przez stosy dokumentów, zanim trafią do prawidłowego segregatora też nie jest dobre. Trudności z zamknięciem jednego miesiąca, gdy wciąż pracujesz nad drugim – kto ma na to energię? Nagromadzone wpływy z faktur na koniec roku sprawiają, że obieg staje się trudniejszy również z długimi czasami procesów biznesowych powodujących te dodatkowe bóle głowy dla wszystkich zaangażowanych, w tym pracowników, którzy potrzebują papierkowej roboty dostarczonej szybko. Znalezienie faktury bywa naprawdę trudne, jeśli trzeba się przegrzebać przez archiwum. Papier też łatwo się gubi. Rozwiązanie jest jedno – elektroniczny obieg faktur.
Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
Jeśli w firmie istnieje elektroniczny system przepływu dokumentów i informacji pomiędzy pracownikami lub klientami. W skrócie, oznacza to przeniesienie ich z papieru do postaci cyfrowej dla właścicieli firm, którzy chcą szybkich sposobów na to, jak mogą usprawnić codzienną pracę ze wszystkimi ważnymi dokumentami umieszczonymi w jednym miejscu, dzięki czemu nie trzeba wracać do starych rekordów podczas przeglądania ksiąg w dowolnym momencie w ciągu tygodnia!
Obieg faktur w odpowiednim systemie przyniesie jeszcze inne korzyści. Na przykład w tradycyjnych systemach obiegu faktur tylko jedna osoba może zaakceptować fakturę w danym momencie, ponieważ musi ją fizycznie dostarczyć lub wysłać e-mailem, a następnie przekazać swój poziom akceptacji do tego momentu, kiedy wszystkie wyznaczone osoby mają dostęp i mogą zobaczyć, gdzie dany dokument został przeczytany (lub zaakceptowany). Jednak dzięki temu nowemu podejściu – gdzie każdy wie, co się dzieje, gdzie znajduje się faktura, jest łatwo ją znaleźć.
Obieg faktur to proces, który może przynieść Twojej firmie wiele korzyści, takich jak zwiększenie efektywności pracowników i ułatwienie im komunikacji. Ułatwia również codzienne interakcje między różnymi działami w ramach tej samej firmy lub organizacji, ponieważ wszyscy są w stanie łatwo uzyskać dostęp do uszeregowanych dokumentów na jednej platformie, co pomaga poprawić przepływ informacji między tymi sekcjami centralnych systemów zarządzania ich firm.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który chce rozpocząć działalność, to oprogramowanie do fakturowania może być dobrą inwestycją, ponieważ tego typu usługi pomogą usprawnić procesy, oszczędzając czas spędzony na przesyłaniu papierowych kopii wszędzie przez każdy dział na raz! Elektroniczne archiwum jest po prostu wygodne, naprawdę warto je u siebie wprowadzić.
/Artykuł sponsorowany/
