Każde wydarzenie organizowane na żywo, z udziałem publiczności, musi być dopięte na ostatni guzik. Nawet najmniejsza wpadka, przejęzyczenie czy przeinaczenie czyichś danych osobowych może szybko pozbawić nas opinii profesjonalistów. O czym trzeba pamiętać, tworząc scenariusz wystąpienia?
Jasna komunikacja i czytelne zasady
Profesjonalny konferansjer Maciej Kautz zwraca uwagę na to, że organizatorzy czasem mają tendencje do przesyłania prowadzącym ogromnej ilości danych. Można tu wskazać na obowiązkową listę partnerów do wyczytania, biogramy mówców czy długi na kilka stron brief, który ich zdaniem dobrze byłoby wpleść w cały event.
-Będąc na scenie, nie mogę pozwolić sobie na to, by nerwowo przerzucać kartki. Zawczasu przygotowuję jeden plik zestawiony chronologicznie, czyli tak, by pokrywał się z kolejnymi minutami wydarzenia. Zaczynam od zapoznania się ze stroną firmy, sprawdzam nazwy, specyfikę oraz konkurencję, by zrozumieć, gdy któryś z biznesowych partnerów rzuci na scenie jakiś branżowy żart — dodaje Kautz.
Na początku wydarzenia zawsze warto przywitać uczestników eventu online, odczytując ich imiona, jakie wyświetlają się na czacie. W dobrym takcie jest też nawiązanie do wątków, o jakich te osoby dyskutują. Pokazuje to, że ten kanał komunikacji podczas eventu online nie jest traktowany po macoszemu.
Każdy taki event to w pewnym sensie opowieść i właśnie tak powinien być prowadzony. Musi więc pojawić się wstęp, gdzie poznamy „bohaterów”, storytelling, czyli „historia” oraz oczywiście punkt kulminacyjny, którym może być na przykład występ gościa wieczoru. Prowadzący pełni rolę narratora i to on nadaje tempo.
Musi ono idealnie zazębiać się nie tylko z planem wystąpienia, ale i całym wydarzeniem. Widzowie muszą czekać na punkt kulminacyjny, nie rezygnując przy tym z oglądania streamu. Jeśli główny prelegent wchodzi na scenę dopiero o 20:30, a event trwa od 16:00, to trzeba tak skumulować te małe punkty kulminacyjne, by utrzymać uwagę odbiorców przez ponad cztery godziny.
Przełamać nudny schemat i nie dopuścić do monologów
W Polsce wciąż spotykamy się z opinią, że konferencje — czy to te organizowane przez sieć, czy stacjonarne — są raczej odczytami. Mówcy mówią nudnie, prowadzący przytakuje i komplementuje każdego, zasypując widzów tak dużą liczbą pochwał, że nawet najwytrwalsi widzowie w końcu opuszczają wzrok i przeglądają swoje social media w telefonie lub — w przypadku eventów online — tracą uwagę i rozłączają się.
Profesjonalny scenariusz eventu online na pewno nie może być uznany za monolog. Uśredniony czas niezbędny do utrzymania uwagi odbiorcy waha się między 7 a 9 minut. Zawodowy Event Manager zdaje sobie z tego sprawę i tak planuje prelekcje poszczególnych mówców.
Zawsze są one poprzedzone tym, co widzowie lubią najbardziej: ciekawą zapowiedzią oraz ciekawostkami, jakie uda się ustalić o danej osobie. Chodzi tu o to, by odbiorcy myśleli o tej osobie pozytywnie. Czy zapowiedź z długim, dziwnie brzmiącym tytułem, na przykład „Customer Success Director na Europę Środkowo-Wschodnią, Pan XYZ” pomoże osiągnąć ten cel? Raczej nie.
Ściśle współpracuj z publicznością
Dobry konferansjer jest trochę jak papierek lakmusowy: szybko i skutecznie bada nastroje widzów. Musi być przygotowany na to, że niektóre żarty mogą nie chwycić. Czasem — jeśli na przykład w bloku Q&A lub modułach, gdzie dyskutanci się ze sobą konfrontują — może zrobić się gorąco.
Reakcja musi jednocześnie utrzymać uwagę widza, powagę dyskutantów oraz zachować dobry PR dla całego wydarzenia, co leży oczywiście w gestii organizatora. Starą sztuczką najlepszych osób działających w branży jest zmiana tempa i tonu mówienia, co pomaga budować nastrój wyczekiwania.
Wielu problemów udaje się uniknąć już na etapie konstruowania agendy wydarzenia. Jeśli event nie przewiduje żadnych przerw przez kilka godzin z rzędu, to organizator sam prosi się o topniejące zainteresowanie odbiorców. W przypadku eventów online warto też raz na jakiś czas udzielać się na czacie: to dodatkowy sposób aktywizacji widowni.
/Artykuł sponsorowany/
