Etatowy pracownik odpowiedzialny za księgowość to dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa. Znacznie lepiej zlecić usługi związane z rachunkowością firmie zewnętrznej. Aby wybrać odpowiednią dla nas księgową należy jak najdokładniej zapoznać się z poniższymi wskazówkami.
Ceny i jakość
Ceny usług poszczególnych biur rachunkowych nie różnią się bardzo znacząco. Często zresztą korzystając z najtańszej opcji, traci się na zakresie świadczonych działań. Przed rozpoczęciem współpracy należy koniecznie zapoznać się z tym, co wchodzi w skład proponowanych pakietów. Warto też wspomnieć, że od ceny zdecydowanie ważniejsza jest jakość. To zbyt poważna sprawa, by powierzać ją komuś niezbyt doświadczonemu i mało profesjonalnemu.
Kwalifikacje i doświadczenie
Jakość usług księgowej zależy przede wszystkim od kompetencji. Chociaż wymóg posiadania uprawnień nadawanych przez Ministerstwo Finansów został zniesiony, to zdecydowanie lepiej zaufać komuś, kto takie świadectwo posiada. Zresztą być może zawód księgowego znów w najbliższej przyszłości będzie licencjonowany. Biura rachunkowe z wieloletnim doświadczeniem mogą nam zaproponować o wiele więcej, niż firmy dopiero wchodzące na rynek. Głównie chodzi o praktyczne, a nie teoretyczne podejście, oraz obycie się z wieloma trudnymi tematami, w tym z kontaktami z US, ZUS itd. Co więcej, na przykład pełna księgowość w Polsce to gąszcz trudnych przepisów nieułatwiających działalności przedsiębiorcom i obowiązków, z których należy wywiązywać się w konkretnych terminach. Warto więc aby rozliczeniem ksiąg handlowych zajęło się biuro z odpowiednim doświadczeniem i kompetencjami.
Bezpieczeństwo, czyli OC biura rachunkowego
Przed dokonaniem wyboru księgowej warto dla własnego bezpieczeństwa nie tylko zapoznać się z opiniami jej dotychczasowych klientów, ale również sprawdzić, jakie posiada OC. Ubezpieczenie to pozwala przedsiębiorcy korzystającemu z outsourcingu księgowego odzyskać stracone pieniądze, gdy wystąpią jakieś błędy z winy biura księgowego.
Komunikacja, czyli sposób współpracy
Przy nawiązywaniu współpracy z biurem rachunkowym należy sprawdzić też kwestie organizacyjne. Chodzi tu przede wszystkim o godziny pracy księgowych, rodzaj komunikacji, w tym możliwość umówienia spotkań, konsultacji mailowych i telefonicznych, a także sposobu dostarczania dokumentacji do biura. Warto pamiętać, że szanująca się księgowa będzie elastyczna, ale będzie też wyznaczać granice – zwłaszcza w kontekście godzin pracy czy terminów dostarczania dokumentacji.
RODO
Księgowi opiekujący się przedsiębiorstwem mają dostęp do licznych danych osobowych, a także wielu innych danych wrażliwych. Muszą mieć więc wdrożoną odpowiednią politykę ich ochrony. Poza tym mają dostęp do szczegółowych informacji na temat kondycji finansowej firmy. Właśnie dlatego zaufanie we współpracy na linii biuro księgowe – przedsiębiorca ma tak duże znaczenie.
Blog firmowy
Profesjonalne i doświadczone biura rachunkowe prowadzą niekiedy własne blogi o księgowości. Często można je znaleźć na oficjalnych stronach internetowych swoich marek. Są one cennym źródłem informacji, swoistego rodzaju poradnikiem dla przedsiębiorców i ukłonem w ich stronę. Prowadzenie takiego bloga pokazuje zaangażowanie księgowych w swoją pracę oraz chęć dzielenia się specjalistyczną wiedzą.
Podsumowanie
Jak widać, czynników wpływających na wybór dobrego biura rachunkowego jest bardzo dużo. Decyzji nie powinniśmy więc podejmować w sposób pochopny. Współpraca podjęta z nieodpowiednią firma może przedsiębiorstwo wiele kosztować: wiele czasu, nerwów, a przede wszystkim zmarnowanych pieniędzy. Należy pamiętać, że nie każda księgowa gwarantuje wysoką jakość usług.
Warto więc wybrać taką, dla której rozliczanie pełnej księgowości, podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie stanowi żadnego problemu, a kadry i płace to chleb powszedni.
/Artykuł sponsorowany/
