Częste zmiany przepisów podatkowych nie tylko wywołują niepewność wśród przedsiębiorców, ale także mogą być źródłem poważnych konsekwencji, gdy uchybienia zostaną dostrzeżone przez organy skarbowe. Jakie błędy najczęściej popełniają podatnicy i jak można się ich skutecznie ustrzec?
Tekst przygotowany przez firmę Rödl & Partner – jednego z liderów w obszarze doradztwa podatkowego.
Nieprawidłowe dokumentowanie wydatków zaliczanych do kosztów
Prowadzenie firmy wiąże się z licznymi wydatkami. Jeżeli są one ponoszone, aby w rezultacie uzyskać przychód, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Podatnicy z reguły pamiętają, że koszty co do zasady powinny być dokumentowane fakturami. Akceptowane są jednak również inne formy dowodów księgowych, np.: rachunki, paragony czy bilety. W ich przypadku warunek jest jednak taki, aby nie było możliwości otrzymania faktury.
Od 1 stycznia 2020 r. zmieniły się zasady wystawiania faktur do paragonów. W aktualnym stanie prawnym wystawienie przez przedsiębiorcę faktury na podstawie paragonu nadal jest możliwe, ale tylko wówczas, gdy na paragonie zostanie zamieszczony numer NIP nabywcy. Taka konstrukcja przepisów ma wyeliminować nadużycia związane z zaliczaniem do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych przez osoby trzecie. Nie wszyscy przedsiębiorcy pamiętają o tej zasadzie. Tymczasem brak numeru NIP na paragonie powoduje, że przedsiębiorca nie uzyska na jego podstawie faktury. To z kolei oznacza, że taki wydatek będzie mógł być zaksięgowany jedynie w kwocie brutto – czynny podatnik VAT nie będzie mógł odliczyć podatku VAT naliczonego, co wiązać będzie się dla niego z koniecznością odprowadzenia VAT w większej kwocie.
Niedopełnienie formalności przy zakupie wyrobów z krajów UE
Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na terenie Polski mogą nabywać surowce, towary czy usługi od firm mających swoje siedziby w innych kraju na terenie Unii Europejskiej. Mimo, że to często spotykane zjawisko, zakup niektórych wyrobów może generować dodatkowe obowiązki po stronie podatnika, o których nie powinien on zapominać. Tak jest choćby w przypadku sprowadzania do Polski smarów, olei smarowych czy preparatów smarowych.
Jeżeli przedsiębiorca wymienione wyroby planuje zakupić w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, to musi dokonać rejestracji do podatku akcyzowego. Dodatkowo jest zobowiązany poinformować stosowny urząd o planach nabycia takich wyrobów i złożyć zabezpieczenie akcyzowe, a następnie – już po sprowadzeniu wyrobów – uiścić akcyzę i złożyć właściwą deklarację. Niedopełnienie tych obowiązków zagrożone jest wysokimi karami, które mogą spowodować, że firma popadnie w poważne kłopoty finansowe. W skrajnych przypadkach konsekwencją zaniedbań w tej materii może być upadek firmy i utrata miejsc pracy przez pracowników.
Nieprawidłowości w raportowaniu schematów podatkowych
Obowiązujące w Polsce przepisy nakładają na firmy różne obowiązki, w tym informacyjne. Taki cel mają m.in. wprowadzone w ostatnim czasie regulacje dotyczące schematów podatkowych. Chociaż przepisy o raportowaniu schematów podatkowych funkcjonują już od dłuższego czasu (w życie weszły 1 stycznia 2019 r.), to wciąż pojawia się wiele pytań z nimi związanych. Niektórzy podatnicy wychodzą z założenia, że to zagadnienie ich nie dotyczy. Tymczasem może być to błędne i kosztowne przekonanie – zdarza się, że obowiązek raportowania odnosi się także do uzgodnień, których celem nie jest uzyskanie korzyści podatkowych. Część podatników nie jest tego niestety świadoma.
Niedopełnienie obowiązków w tym zakresie, czyli niepoinformowanie fiskusa o schemacie podatkowym (lub poinformowanie, ale po wymaganym terminie) oznacza dla podatnika surowe konsekwencje finansowe. W tym przypadku kary liczone są w milionach złotych – maksymalnie może być to ponad 24 mln zł. Z tego względu nawet podatnicy, którzy po wstępnym zapoznaniu się z nowymi regulacjami stwierdzą, że obowiązek ten ich nie dotyczy, powinni wykazać się ostrożnością. Może się bowiem zdarzyć, że w trakcie prowadzenia działalności dojdzie do nawiązania współpracy, której rezultatem będzie powstanie obowiązku raportowania.
Jak ustrzec się błędów podatkowych i ich konsekwencji finansowych?
Nie każdy błąd popełniony przez przedsiębiorcę kwalifikowany jest jako istotny. Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych może dla przedsiębiorcy oznaczać poważne problemy, w tym również finansowe. Tymczasem kolejne nowelizacje m.in. ustaw dotyczących podatku od towarów i usług lub PIT wcale nie ułatwiają śledzenia zmian w prawie. To jeden z powodów, dla których podczas prowadzenia firmy warto wspierać się wiedzą ekspertów.
Profesjonalne doradztwo podatkowe polega m.in. na analizie, co zmieni się dla przedsiębiorcy po wprowadzeniu określonych zmian w prawie. To pozwala odpowiednio wcześniej przygotować się na zmiany i w ten sposób uniknąć kosztownych pomyłek czy kontroli celno-skarbowej. Dzięki wsparciu specjalistów, właściciel firmy może skoncentrować się na tym, co dla niego najważniejsze – rozwijaniu prowadzonego biznesu, bez konieczności poświęcania swojego czasu na wnikliwą analizę ustaw.
/Artykuł sponsorowany/
