Wszyscy przedsiębiorcy słyszą od ekspertów o automatyzacji pracy w firmie, ale niewielu rozumie jej istotę, a jeszcze mniej osób wie, jak ją dobrze przeprowadzić. W artykule dowiesz się, jak się z nią zmierzyć.
Automatyzacja – czym jest?
W ogromnym skrócie, automatyzacją nazywamy proces zastępowania powtarzalnych czynności wykonywanych przez człowieka robotami, robotami cyfrowymi lub specjalnym oprogramowaniem. Dobrze przeprowadzona automatyzacja zdejmuje z pracowników konieczność wykonywania monotonnych i powtarzalnych czynności, tym samym pozwalając na lepsze wykorzystanie talentów pracownika do ambitniejszych zadań. Oszczędza czas i pieniądze, a bardzo często pomaga zapewnić lepszą jakość świadczonych usług lub dostaw.
Jak skutecznie zautomatyzować pracę w przedsiębiorstwie?
Automatyzacja jak każda czynność, żeby została dobrze wykonana, musi być dobrze zaplanowana.
1. Analiza procesów wewnętrznych
Po pierwsze, żeby dobrze rozpocząć automatyzację, należy znać swoją firmę, mieć świadomość procesów, jakie w niej funkcjonują. Jeśli chcemy automatyzować pracę, to musimy dokładnie opisać, co robią poszczególne zespoły w firmie np. jak wystawiane są wnioski urlopowe, w jaki sposób rejestrowany jest czas pracy, jak wygląda proces obsługi magazynowej czy logistycznej. Jednym słowem zaczynamy od inwentaryzacji, tyle że nie w sferze produktów, a działań.
2. Podział procesów na te, które można zautomatyzować od razu, w przyszłości lub wcale
Jeśli rzetelnie przeprowadzimy analizę, to punkt drugi będzie naturalną konsekwencją pierwszego. W każdej firmie znajdą się takie działania, których automatyzację można wykonać w sposób bardzo prosty i szybki oraz takie, które są nieco bardziej złożone i potrzeba będzie więcej czasu, by się z nimi zmierzyć. Pojawią się też takie procesy, których obsługi z różnych względów nie zmienimy w ogóle.
3. Zaangażowanie zewnętrznego specjalisty
Wdrażanie automatyzacji, to zmiana, a one zawsze wywołują pewne tarcia wewnętrzne, dlatego też warto przeprowadzić je w sposób przemyślany. Dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie zewnętrznego specjalisty, który spojrzy na nasze procesy bardziej obiektywnie i nie będzie musiał lawirować między wewnętrznymi grupami interesów.
4. Zaangażowanie pracowników
Decydując się na zewnętrznego specjalistę, nie zapomnijmy o tym, żeby wewnątrz organizacji wyznaczyć osoby, które z ramienia każdego zespołu będą z naszym specjalistą współpracować. Osobiste zaangażowanie pracowników w projekt korzystnie wpłynie na pozytywny odbiór zmiany oraz na uchwycenie istoty procesów, na temat których największą wiedzę mają pracownicy tych działów.
5. Wybór narzędzi do automatyzacji
Automatyzacja wymaga narzędzi. Jeśli chcemy zautomatyzować np. sposób, w jaki kontrolujemy czas pracy pracowników czy składanie wniosków urlopowych, możemy skorzystać z takich opcji jak: rejestracja czasu pracy na inEwi lub elektroniczny obieg dokumentów na inEwi. Opcji mamy wiele, ale warto pamiętać, by w miarę możliwości korzystać z rozwiązań jednego dostawcy. Daje to większe możliwości w zakresie integracji procesów pomiędzy działami firmy.
Jeśli artykuł był dla Ciebie interesujący, zajrzyj po więcej treści np. „Startup – czym jest i jak go założyć?”.
/Artykuł sponsorowany/
