W świebodzickim magistracie funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów. Wszystkie dokumenty, które wpływają i wypływają z urzędu, trafiają do specjalnego systemu komputerowego.
– Każdy urzędnik ma dostęp do systemu, przygotowując np. odwiedź na skierowane podanie – wyjaśnia Anna Żygadło, sekretarz Urzędu Miejskiego w Świebodzicach. – Na bieżąco można wtedy śledzić przebieg sprawy, dodatkowo system sygnalizuje zbliżające się terminy związane chociażby z odpowiedzią.
Dokumenty i pisma kierowane do urzędu są skanowane i umieszczane w systemie komputerowym. To zdecydowanie ułatwia odszukanie konkretnego dokumentu w konkretnym wydziale i ustalenie, na jakim etapie jest realizacja sprawy.
Elektroniczny obieg dokumentacji został wprowadzony dzięki realizacji przez Gminę Świebodzice projektu pn. Wprowadzenie e-usług dla ludności. Jest to projekt dofinansowany funduszami unijnymi – Świebodzice pozyskały ponad 154 tys. zł, a wartość całego projektu to 183 tys. zł.
Agnieszka Bielawska-Pękala
Rzecznik Prasowy UM w Świebodzicach
