Globalna wymiana handlowa stała się standardem, ale również wyzwaniem. Co zrobić, aby ułatwić proces rozliczeń międzynarodowych i zarządzać ich obiegiem zgodnie z przepisami prawa? Oto dostępne rozwiązania.
Peppol czy KSeF?
W kontekście e-fakturowania w Polsce mówi się obecnie głównie o dwóch systemach, które różnią się pod kątem zakresu zastosowań i funkcjonalności.
- KSeF (Krajowy System e-Faktur) to polski system elektronicznego fakturowania, który od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla transakcji B2B i B2G w obrocie krajowym. System ten będzie wymagał wystawiania faktur VAT w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). KSeF dotyczy wyłącznie rozliczeń między polskimi przedsiębiorcami oraz między firmami a polską administracją publiczną.
- Peppol (Pan-European Public Procurement Online) to natomiast ogólnoeuropejska platforma komunikacyjna, która umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów biznesowych w standardzie EN-16931 w całej Unii Europejskiej. Peppol jest szczególnie istotny w relacjach B2G (business-to-government) i jest stosowany m.in. w zamówieniach publicznych realizowanych na terenie UE.
Dodatkowo, nadchodzące zmiany w ramach pakietu ViDA (VAT w erze cyfrowej) wprowadzą od 2028 roku obowiązkowe e-fakturowanie dla wszystkich przedsiębiorstw w UE. A to oznacza konieczność przygotowania się na wdrożenie kolejnych standardów elektronicznej wymiany dokumentów.
Przedsiębiorcy działający na rynku międzynarodowym stoją więc przed wyzwaniem zarządzania różnymi systemami e-fakturowania jednocześnie. Rozwiązaniem tej złożoności może być EDI – technologia, która pozwala na integrację różnych platform i standardów w ramach jednego systemu.
EDI a e-fakturowanie – integracja i bezpieczeństwo
Fakturowanie elektroniczne w handlu międzynarodowym wymaga sięgnięcia po rozwiązania, które potrafią obsłużyć różnorodne standardy i formaty dokumentów. EDI (Electronic Data Interchange – elektroniczna wymiana danych) stanowi odpowiedź na te potrzeby, działając jako uniwersalny pomost łączący różne systemy e-fakturowania.
W praktyce EDI umożliwia firmom:
- ujednolicenie zarządzania różnymi standardami e-fakturowania – pozwala automatycznie konwertować faktury między formatami KSeF, Peppol, EDIFACT czy XML, dostosowując je do wymagań konkretnego odbiorcy;
- integrację z wieloma platformami – pozwala na zarządzanie fakturowaniem krajowym (KSeF), europejskim (Peppol) oraz międzynarodowym w ramach jednego systemu;
- automatyzację procesów compliance – EDI zapewnia, że faktury są automatycznie dostosowywane do lokalnych wymogów prawnych i podatkowych, co minimalizuje ryzyko błędów i ich konsekwencji prawnych oraz finansowych;
- bezpieczną wymianę danych – certyfikowane systemy EDI gwarantują szyfrowanie i ochronę przesyłanych dokumentów zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
Najważniejszy atut EDI to możliwość obsługi dokumentów biznesowych – od zamówień, przez awiza dostaw, aż po faktury i dokumenty płatnicze – w ramach jednego ekosystemu. Dzięki temu firmy mogą z jednego miejsca zarządzać procesami rozliczeniowymi z podmiotami na całym świecie.
Jak skorzystać z tego rozwiązania? Podstawa to wybór sprawdzonego partnera technologicznego. Jednym z ekspertów, z ponad 40-letnim doświadczeniem w obszarze elektronicznej wymiany danych, jest EDITEL. Warto zapoznać się z dostępnymi możliwościami i dostosować je do potrzeb biznesowych swojej organizacji.
/Artykuł sponsorowany/
