Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w prawie podatkowym wprowadzona w ostatnich latach. System ten zakłada pełne przejście na elektroniczny, ustandaryzowany obieg faktur, które będą wystawiane, przesyłane i odbierane wyłącznie za pośrednictwem centralnej platformy zarządzanej przez administrację skarbową. Od kiedy KSeF wejdzie w życie? Jakie będą obowiązki przedsiębiorców? Szereg przydatnych informacji przedstawiono w niniejszym poradniku.
Krajowy System e-Faktur – podstawowe informacje
Krajowy System e-Faktur i jego implementacja oznacza odejście od tradycyjnych form fakturowania i wymaga dostosowania się przedsiębiorców do nowego modelu operacyjnego, który staje się obowiązującym standardem. Przedsiębiorcy muszą zaznajomić się z nowymi obowiązkami.
Kluczową rolę w nadchodzącej transformacji odgrywa udoskonalona wersja platformy, KSeF 2.0, której celem jest nie tylko optymalizacja obsługi faktur, lecz także zwiększenie przejrzystości transakcji oraz wzmocnienie kontroli nad obiegiem gospodarczym i fiskalnym. Obowiązkowy KSeF zostanie wdrożony etapami, co ma umożliwić firmom odpowiednie przygotowanie. Przedsiębiorcy powinni zadbać przy dostosowywaniu się do zmian o inwestycję w API dla Krajowego Systemu e-Faktur. Przedsiębiorcom przydadzą się też biblioteki KSeF, o których można poczytać więcej na https://ksefapi.pl/pobierz-ksef-php-java-net/.
Od kiedy będzie obowiązywać Krajowy System e-Faktur – harmonogram
Zgodnie z oficjalnym harmonogramem, pierwszy etap obejmie największe przedsiębiorstwa, które w 2024 roku osiągnęły przychody przekraczające 200 milionów złotych brutto. Te podmioty zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku. Decyzja o rozpoczęciu wdrażania od dużych graczy rynku wynika z ich większych zasobów technologicznych oraz możliwości operacyjnych, co umożliwi przetestowanie systemu przy dużym wolumenie danych.
Drugi etap, zaplanowany na 1 kwietnia 2026 roku, dotyczy wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Chodzi tu zarówno tych zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i korzystających ze zwolnienia z tego podatku. W tej fazie KSeF stanie się powszechnym standardem dla większości firm działających w Polsce. Celem tego etapu jest osiągnięcie pełnego scyfryzowania w fakturowaniu, co ma przynieść korzyści zarówno administracji skarbowej, jak i przedsiębiorcom. Chodzi tutaj o automatyzację procesów i zmniejszenie ryzyka błędów w rozliczeniach.
Ostatnia faza przewidziana została na początek 2027 roku i obejmie najmniejsze podmioty gospodarcze, określane mianem wykluczonych cyfrowo. Są to przedsiębiorcy, których faktury nie przekraczają wartości 450 zł, a łączna sprzedaż w skali miesiąca nie przekracza 10 tysięcy złotych. Dla tej grupy przewidziano dodatkowy czas na przygotowanie się do zmian, uwzględniając ograniczone zasoby oraz możliwe bariery techniczne.
System e-Faktur – jakie korzyści przyniesie?
Jedną z istotnych korzyści, jakie niesie za sobą implementacja Krajowego Systemu e-Faktur, jest możliwość ubiegania się o zwrot podatku VAT w skróconym terminie. Będzie to 40 dni zamiast standardowych 60. To rozwiązanie szczególnie docenią firmy o płynności finansowej uzależnionej od cyklu rozliczeniowego, ponieważ skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku przekłada się bezpośrednio na poprawę przepływów pieniężnych i większą elastyczność finansową przedsiębiorstwa.
Kolejnym znaczącym udogodnieniem jest odciążenie przedsiębiorców z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur sprzedażowych. Tradycyjnie, firmy były zobowiązane do wieloletniego gromadzenia dokumentacji podatkowej w formie papierowej lub cyfrowej, co wiązało się z kosztami. Dzięki centralnemu przechowywaniu e-faktur w systemie KSeF, przedsiębiorcy nie tylko zyskują pewność, że dokumenty są bezpiecznie zarchiwizowane, ale również zredukują wydatki na infrastrukturę do ich przechowywania. Jedną z firm, która oferuje wsparcie we wdrożeniu e-Faktur, jest NETCAT. Szczegółowe informacje o jej ofercie są dostępne na https://ksefapi.pl/ksef-cennik-oferta/.
/Artykuł sponsorowany/
