Jeśli szukasz sposobu na zorganizowanie imprezy mniej formalnej imprezy, pomyśl o evencie w plenerze. Spotkanie firmowe, integracyjne, piknik, bankiet, a nawet szkolenie czy konferencja – każde z tych wydarzeń z powodzeniem zorganizujesz na zewnątrz. Jak się przygotować?
Dlaczego warto wyjść w plener z wydarzeniem?
Imprezy organizowane w plenerze mają wiele zalet, a jedną z ważniejszych jest atmosfera, która im towarzyszy. Sprzyja ona nawiązywaniu relacji i zacieśnianiu więzi.
Taki event to nie tylko okazja do rozmów o interesach, rozmów z partnerami lub współpracownikami, ale i sposób na miłe spędzenie czasu. Wiele firm bierze również udział w wydarzeniach, które dają możliwość wypromowania się i wyjścia ze swoim biznesem „na ulicę”.
Doskonałym przykładem jest wystawianie stoisk reklamowych podczas wakacyjnych imprez miejskich – koncertów, pikników, festynów, jarmarków. Niezależnie od tego, jaki charakter ma impreza plenerowa, firma musi się do niej odpowiednio przygotować. Warto taki event potraktować jako sposób na zapewnienie większej rozpoznawalności marki i zaistnienie jej w świadomości nowych klientów.
Jak zorganizować wydarzenie w terenie?
Pierwszym i najważniejszym zadaniem jest wybór miejsca, w którym firma chce się pojawić lub w którym ma zamiar zorganizować imprezę dla współpracowników lub klientów. Miejsce eventu należy dopasować nie tylko do swoich potrzeb, ale i do charakteru grupy docelowej.
Od charakteru imprezy będzie też zależeć sposób zaaranżowania przestrzeni. Inaczej ją zagospodarujesz, jeśli organizujesz piknik rodzinny dla współpracowników, a inaczej, gdy ma to być spotkanie biznesowe z klientami. Podczas wydarzeń, których gospodarzem jest miasto, przyda się stoisko reklamowe.
Masz już gotowy plan działania, wiesz kiedy, gdzie odbędzie się impreza, jaki będzie mieć charakter i do kogo kierujesz zaproszenie? Możesz zająć się detalami, czyli aranżacją przestrzeni.
Przygotowanie do imprezy plenerowej – czego nie może zabraknąć?
Jeśli jesteś na etapie aranżacji przestrzeni na imprezę w plenerze, pamiętaj, że jej obszar powinien być funkcjonalny i wygodny. Każdy, kto pojawi się na evencie, powinien czuć się dobrze. Przy okazji staraj się jak najwięcej powiedzieć o swojej firmie, jej misji, założeniach – przekazać tę wiedzę niewerbalnie, czyli przy pomocy rekwizytów i gadżetów reklamowych.
Impreza plenerowa lub udział w zewnętrznym evencie mogą Ci przynieść podwójne korzyści – nie tylko spotkasz współpracowników, klientów i kontrahentów, lecz także zaprezentujesz się od jak najlepszej strony. Stanie się to pod warunkiem, że zadbasz o odpowiednią oprawę wydarzenia.
Namioty reklamowe
Jeśli Twoim celem jest zorganizowanie stoiska na większej zewnętrznej imprezie, postaw na dobrą i widoczną reklamę. Pamiętaj, że każda taka inicjatywa to okazja do pokazania swojej oferty, zaprezentowania wartości firmy oraz przedstawienia zespołu.
Namioty reklamowe z nadrukiem, czyli z logo firmy przyciągają wzrok, pomagają przekazać informacje o firmie i produktach oraz zaznaczają wyraźnie granice Twojego stoiska. Nie można zapomnieć o jeszcze jednej ważnej zalecie takiego namiotu – będzie chronić wystawców i gości przed zmienną pogodą.
Strefa chill out
Impreza w plenerze daje ogromne możliwości, które warto wykorzystać. Dobrym pomysłem jest stworzenie strefy, w której goście będą mogli zatrzymać się na dłużej. Da to możliwość rozmowy w spokojnym miejscu, pozwoli lepiej zapoznać się z ofertą oraz zbuduje pozytywne nastawienie do firmy.
Jednocześnie to kolejna okazja do pokazania atrakcyjności marki, dlatego nie bój się eksperymentować. Jeśli warunki sprzyjają, rozstaw leżaki reklamowe z logo, zainwestuj w pufy sako, a nawet idź o krok dalej i rozwieś hamaki z nadrukiem. Wszystko to ma zachęcić do pozostania z Twoją firmą na dłużej.
Pomyśl też o poczęstunku. Podczas imprezy firmowej to naturalne, jednak drobne przekąski przydadzą się również wtedy, gdy bierzesz udział w miejskim evencie jako wystawca.
Co zrobić, by zostać zapamiętanym na evencie plenerowym?
Zadbałeś o stoisko i jego wyposażenie oraz zaplanowałeś poczęstunek? To nie koniec przygotowań. Będą potrzebne również materiały promocyjne, które podarujesz zainteresowanym. Nie muszą to być tylko wizytówki, katalogi czy ulotki.
Postaraj się zaskoczyć gości i daj im coś, co nie pozwoli o Tobie zapomnieć. Ulotka może trafić do kosza, jednak drobny sprzęt elektroniczny (koniecznie z logo) już nie! Pomysłów na takie upominki może być wiele. Dobrze, gdy oddają charakter branży lub odwołują się do którejś idei firmy.
Działaniem, które sprawi, że zostaniesz zapamiętany na długo, jest organizacja konkursów, występów i prezentacji. Jeśli to możliwie, pozwól odwiedzającym też na przetestowanie oferowanych produktów podczas eventu. Jak to zrobić?
Sprzedajesz rowery? Pozwól się przejechać, zorganizuj zawody, przygotuj nagrody. Produkujesz słodycze? Niech nie zabraknie ich na stoisku. Nakarm odwiedzających i przygotuj dla nich paczki. Twoje notowania w ich oczach na pewno wzrosną!
Impreza plenerowa to także świetny sposób na spędzenie czasu ze współpracownikami, ale przede wszystkim okazja do wyjścia z ofertą do potencjalnych klientów. Taki event pozwoli Ci zaprezentować swoje produkty, wyeksponować mocne strony firmy i zaprosić do współpracy. Wysiłek włożony w przygotowania później zaprocentuje.
/Artykuł sponsorowany/
