Najprościej mówiąc, digitalizacja jest procesem, który polega na przekształcaniu informacji analogowych na cyfrowe, używając do tego celu odpowiednich narzędzi. To dzięki digitalizacji zarówno informacje, jak i dane mogą być przechowywane i udostępniane przy pomocy cyfrowych kanałów komunikacji oraz sieci.
Każdy bez problemu zauważy, że digitalizacja na stałe zagościła w różnych instytucjach, biurach, firmach, czy przedsiębiorstwach. I nikogo to nie dziwi, ponieważ z elektronicznych zasobów korzystamy minimum kilka razy dziennie. W dobie dużej konkurencyjności oraz walki o klienta digitalizacja staje się koniecznością. Zarówno klient, jak i pracownik oczekują od firm dostępu do nowoczesnych technologii, ponieważ żyjemy w czasach, gdzie większość rzeczy da się załatwić za pomocą smartfona. Digitalizacja umożliwia między innymi zamówienie taksówki, jedzenia, czy zarezerwowania wizyty u lekarza lub też kosmetyczki. Nie trzeba też fizycznie być u lekarza, aby otrzymać od niego receptę, bowiem ta wysyłana jest za pomocą wiadomości SMS. W branży b2b digitalizacja jest równie ważna, jeśli nawet nie ważniejsza – umożliwia stały dostęp do informacji na temat prowadzonych projektów, monitorowanie postępów pracy, dostęp do wszystkich danych bieżących i archiwalnych, łatwe komunikowanie się z pracownikami i wiele więcej. Sprawdź przykłady procesów biznesowych, które w całości mogą odbywać się w odpowiednim oprogramowaniu: https://ttpsc.com/pl/atlassian/oferta/gotowe-rozwiazania/
Zalety digitalizacji
Digitalizacja procesów niesie za sobą bardzo dużo korzyści, wśród nich wymienić można między innymi:
- szybszy oraz efektywniejszy przepływ informacji
- łatwość przechowywania nawet dużej ilości informacji
- łatwiejsze udostępnianie danych zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy kontrahentami lub klientami
- większe bezpieczeństwo danych, cyfrowe wersje nie są narażone na zalanie, czy zniszczenie, a dzięki temu, że dokumenty są przechowywane w chmurze przetrwają nawet awarię komputera
- dostęp do danych o każdej porze dnia i nocy z każdego miejsca na świecie
- możliwość pracy zdalnej, pracownik już nie musi być w biurze, aby mieć dostęp do niezbędnych danych
- poprawa komunikacji w firmie, zarówno wewnątrz jednego zespołu, jak i pomiędzy różnymi działami
- możliwość tworzenia bardziej dopasowanych ofert marketingowych dla klientów
- nowe kanały komunikacji, zarówno z kontrahentami, jak i z klientami, chociażby przez aplikacje mobilne, media społecznościowe, czy strony internetowe
- wzrost wolumenu sprzedaży
- nowi klienci
- przewaga nad konkurencją, która działa w tej samej branży
- efektywniejsze planowanie sprzedaży
- wzrost rentowności firmy
- wzrost lojalności oraz satysfakcji wśród klientów
Szukasz oprogramowania dla swojego biznesu? Sprawdź: https://ttpsc.com/pl/atlassian/
Jak przeprowadzić digitalizację procesów w firmie?
W przypadku małej firmy prawdopodobnie wystarczy zaimplementowanie polecanych, darmowych lub niezbyt drogich programów lub gotowych platform do zarządzania zadaniami (np. Trello). W przypadku większej organizacji, która potrzebuje rozwiązania dopasowanego do specyficznych potrzeb swojego biznesu, konieczne będzie zwrócenie się do firmy zewnętrznej, która wykona takie czynności jak:
- Analiza biznesowa wraz z zebraniem wszystkich wymagań.
- Rekomendacja rozwiązań osadzonych w sprawdzonym systemie do zarządzania procesami biznesowymi.
- Konfiguracja i custom development (jeśli to będzie konieczne) tak, aby system spełniał wszystkie potrzeby klienta.
- Dopilnowanie poprawnego wdrożenia oraz przetestowanie zaimplementowanych rozwiązań.
- Usługa wsparcia w przypadku jakichkolwiek problemów technicznych.
Sprawdzone rozwiązania dla firm – przykłady
Już samo przeniesienie tradycyjnych dokumentów do świata cyfrowego jest ogromną korzyścią. A dzięki wykorzystaniu do zarządzania tymi danymi dedykowanych programów, cały proces jest jeszcze łatwiejszy oraz przyjemniejszy. Wśród takich programów znajdują się między innymi:
- Vacation Manager for Jira– Jira jest systemem, który służy już nie tylko do planowania, śledzenia, czy wydawania najlepszej jakości oprogramowania. Jira oferuje wiele rozwiązań, dla każdej branży – nie tylko dla programistów! Dzięki temu systemowi Twoja szybciej dostarczy rozwiązania klientom, a także usprawni procesy wewnętrzne takie jak np. zarządzanie urlopami. Jira jest na tyle elastyczna, że można ją dostosować do najróżniejszych potrzeb! Vacation Manager for Jira to aplikacja, dzięki której to oprogramowanie umożliwia w pełni funkcjonalne zarządzanie urlopami firmy; pozwala on przeprowadzić cały proces związany z urlopami (zarezerwowanie terminu, wnioski, akceptacja) bez konieczności drukowania jakichkolwiek dokumentów. Dzięki aplikacji można między innymi:
- tworzyć wnioski urlopowe, które następnie przesyłane są do przełożonego
- zgłaszać nie tylko wolne dni, ale i godziny z dokładnością do 30 min
- wyznaczać zastępstwa podczas nieobecności
- akceptować lub odrzucać wnioski
- mieć wgląd do statystyk urlopowych – pracownicy widzą, ile jeszcze dni mają do wykorzystania, pracodawcy zaś wiedzą kiedy przypada najbardziej oblegany czas urlopowy
- elastyczny kalendarz pracy – każdy pracownik może mieć przypisany indywidualny kalendarz dni wolnych i inny wymiar czasu pracy
- Confluence – to program, który jest idealnym przykładem tego, jak można zarządzać dokumentami w firmie. Confluence, to najprościej mówiąc wewnętrzna platforma, której zadaniem jest ułatwienie wymiany między innymi: wiedzy, materiałów, pomysłów, plików, czy planów, inaczej mówiąc wszystkiego, czym chcemy się dzielić ze swoimi współpracownikami. Platforma daje możliwość tworzenia osobnych przestrzeni tematycznych (spaces), które składają się z mniejszych składowych, czyli tak zwanych stron (pages). Wdrażając Confluence, firmy zyskują między innymi:
- uporządkowane dokumenty oraz pliki
- lepiej zorganizowaną pracę
- oszczędność czasu
- łatwy i szybki dostęp do informacji
- proste wyszukiwanie potrzebnych informacji
- możliwość nadawania restrykcji
- możliwość tworzenia grup odbiorców
- archiwizację wszystkich wersji tworzonych stron, oraz dokumentów
- pełną kompatybilność z systemem Jira
I chociaż inwestycja w systemy do zarządzania pracą wydaje się kosztowna, zaowocuje jaśniejszym przepływem informacji i wydajniejszym funkcjonowaniem zespołów dzięki czemu zlecenia będą realizowane szybciej oraz bardziej starannie.
/Artykuł sponsorowany/
